Το διαδικτυακό περιοδικό Entrepreneur.com παρουσιάζει τους καλύτερους τρόπους υπολογισμού των εξόδων της επιχείρησης σας. Ξεκινώντας από το ερώτημα αν είστε κατάλληλος για να κάνετε ο ίδιος αυτή τη δουλειά ή κάποιος ειδκός, το περιοδικό δίνει τις απαραίτητες κατευθύνσεις για να έχετε τον
απόλυτο έλεγχο της επιχείρησής σας και την ακριβή κοστολόγηση της λειτουργίας της. Πολλές φορές, σημειώνει το περιοδικό, η δουλειά αυτή είναι πολύ δύσκολη ακόμη και για εναν λογιστή. Ωστόσο, αν επιμένετε να την κάνετε μόνοι σας, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
1. Αναλύστε την κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων
Για κάθε κονδύλι λειτουργικών δαπανών υπολογίστε τα ποσά και τα ποσοστά εσόδων. Χρησιμοποιείστε λογιστικά λογισμικά (όπως π.χ. το Quick Books) για να διευκολυνθείτε. Συγκρίνετε τους αριθμούς με τον προηγούμενο μήνα, τους τρεις τελευταίους μήνες, τον κυλιόμενο μέσο όρο (μέσο όρο τελευταίων τριών μηνών), τον μέσο όρο του τρέχοντος έτους και τον αντίστοιχο μήνα του περσυνού έτους.
2. Συγκρίνετε τα πραγματικά στοιχεία με τους προϋπολογισμούς
Μια απο τις σημαντικότερες «ασκήσεις» στη διαχειριση των οικονομικών αποτελεί η κατάρτιση και η σωστή χρήση του προϋπολογισμού της επιχείρησης, δηλ. η εξέταση του συνόλου των εξόδων σας και η εκτίμηση για το επόμενο έτος. Ο προϋπολογισμός θα σας βάλει στη διαδικασία να σκεφτείτε τι υπάρχει πίσω από κάθε έξοδο. Αν και ο πρϋπολογισμός σχεδόν πάντα θα πέφτει έξω, αποτελεί τον
καλύτερο οδηγό για τις περικοπές που πρέπει να κάνετε.
3. Χρησιμοποιείστε ταμπλό
Επιλέξτε τα ποιό σημαντικά πραγματικά στοιχεία της επιχειρησης σας και εντάξτε τα σε ενα ευανάγνωστο ταμπλό. Υπάρχουν βοηθητικά προγράμματα για τον υπολογιστή που θα σας φανούν χρήσιμα σε αυτό. Το ταμπλό σας δίνει τη δυαντότητα σε ανα εβδομάδα - ή ακόμη και
σε καθημερινή βάση - να εντοπίζετε τάσεις και πιθανά προβληματα. Αυτά είναι τα ζωτικά νούμερα
της επιχείρησης σας. Γνωρίζοντας τα θα έχετε μεγαλύτερη σιγουριά για το που βαδίζετε.
4. Συγκρίνετε στοιχεία
Ένας ιδιοκτήτης επιχείρησης είναι απαραίτητο να γνωρίζει και να συγκρίνει τα οικονομικά στοιχεία
της επιχείρησης του με τον ανταγωνισμό. Όσο δύσκολο κι αν είναι να αποκτήσετε πρόσβαση στα στοιχεία των εταιρειών του κλάδου σας, υπάρχουν τρόποι να το κάνετε. Οι κλαδικές ενώσεις, οι επαγγελματικοί σύλλογοι και τα επιμελητήρια μπορούν να σας φανούν χρήσιμα στην αναζήτηση στοιχείων και στατιστικών. Σε κάθε περίπτωση, προσπαθείστε να έχετε εικόνα βασικών στοιχείων που επιρρεάζουν την επιχείρηση σας και τον κλάδο σας, όπως τα κόστη ενοικίων, μισθών και υπηρεσιών στην περιοχή που δραστηριοποιείστε.